ARTIKEL 1. ALGEMEEN
Dit intern reglement preciseert de algemene regels voor de goede werking van Putse Tennisclub, hierna de club genoemd.
Dit intern reglement is van toepassing in onverbrekelijke samenhang met de recentste versie van de statuten van de club, zoals die op de Ondernemingsrechtbank werden gepubliceerd. In geval van discrepantie tussen statuten en intern reglement, zullen de statuten steeds voorrang hebben.
Ieder lid van de verenging is geacht kennis te hebben genomen van dit intern reglement en zal zich houden aan de bepalingen van dit reglement. Door de aansluiting bij de club aanvaarden alle leden de reglementen en gedragscodes van de club en de sportfederatie waarbij de club is aangesloten (met inbegrip van het tuchtreglement) en de bevoegdheid van deze sportfederatie.
ARTIKEL 2. LEDEN
De club bestaat, zoals in de statuten bepaald, uit werkende en toegetreden leden, waarvan de rechten en plichten worden beschreven in de statuten van de club.
Alle leden verbinden zich tevens tot volgende afspraken:
- Ieder lid verbindt zich ertoe de statuten, het intern reglement en alle andere richtlijnen en gedragscodes van de club na te leven. De statuten evenals het intern reglement zijn terug te vinden op de website van de club. Bij schending hiervan kan een tuchtsanctie opgelegd worden zoals hierna bepaald.
- Ieder lid zal tevens alle regels opgelegd door de sportfederatie waarbij de club aangesloten is, naleven.
- Ieder lid vertoont steeds onberispelijk, verantwoord en sportief gedrag met respect voor de werking van de medewerkers, andere leden en materiaal van de club.
- Ieder lid kan klachten, wensen of voorstellen indienen bij het bestuur van de club. Het bestuur engageert zich ertoe om het vragende lid binnen een redelijke termijn van antwoord te voorzien.
- Ieder lid geeft zo snel mogelijk een wijziging van zijn gegevens door via de website van Tennis en Padel Vlaanderen.
- Ieder lid betaalt tijdig het lidgeld en vervult 2 beurtrolshiften per jaar (zie ook artikel 4).
ARTIKEL 3. LIDMAATSCHAP
Inschrijven als lid bij de club gebeurt in 2 stappen
1) je meldt je aan als lid bij de club en betaalt je lidgeld via de abonnementsmodule op de website van Tennis Vlaanderen. De link naar de abonnementsmodule is te vinden op de website van de club
2) leden ouder dan 18 jaar registreren eveneens 2 beurtrolshiften op de website van de club.
De aansluitingsvoorwaarden worden omschreven in de statuten van de club. De aanvaarding en het respecteren van de bepalingen van het intern reglement is één van deze essentiële voorwaarden.
Bij de inschrijving in een club, aanvaardt het lid dat de nodige gegevens ook zullen worden doorgegeven aan de sportfederatie Tennis Vlaanderen waarbij de club is aangesloten. Op die manier kan het lid aangesloten worden bij Tennis Vlaanderen, teneinde de verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen ten gunste van het lid te kunnen garanderen.
Voor minderjarigen of personen onder bewind zal steeds een ouder of wettelijke vertegenwoordiger zijn/haar toestemming moeten verlenen alvorens de aansluiting gerealiseerd kan worden.
De jaarlijkse bijdrage van de leden wordt bepaald door het bestuursorgaan van de club. De tarieven zijn beschikbaar via de website van de club. Deze lidmaatschapsbijdrage is jaarlijks te betalen om lid te zijn van de club voor het lopende werkingsjaar, hetzij van 1 april tot en met 31 maart.
Het lidgeld omvat het volgende: speelgelegenheid op de tennisterreinen, deelname aan de clubactiviteiten en aansluiting bij de verzekering voor lichamelijke ongevallen van de federatie.
Het lidmaatschap bij de club eindigt ingeval van niet-betaling van het lidgeld voor 1 april van het nieuwe jaar.
De ledenbijdrage wordt in geen enkel geval, ook niet in geval van vroegtijdige beëindiging van het lidmaatschap of overmacht in de meest ruime zin (o.a. ziekte, blessure, overheidsmaatregelen, weersomstandigheden, …), terugbetaald.
ARTIKEL 4. BEURTROL
Alle leden ouder dan 18 jaar zijn verplicht per seizoen in te staan voor hun fair gedeelte in de beurtrol.
Per seizoen zal elk volwassen lid twee beurtrolshiften uitvoeren (wekelijkse tapdienst, onderhoudsklussen, keukendienst tijdens activiteiten, …). Deze beurtrolshiften dienen voor aanvang van het seizoen vastgelegd te worden via de website van de club.
Studenten en start to tennis-spelers zijn vrijgesteld van de beurtrol.
Interclub- en zuiderkempenspelers zullen een bijkomende beurtrolshift (in ploegverband) doen tijdens het officiële dubbel- of enkeltornooi.
Indien de beurtrolhouder belet is, zorgt hij zelf voor de nodige vervanging en brengt hij hiervan de beurtrolverantwoordelijke op de hoogte.
De beurtrolhouder tennist zelf niet tijdens zijn beurtrolshift en betaalt zijn eigen consumpties. Dit laatste in tegenstelling met de beurtrol uitgeoefend tijdens de officiële tornooien (enkel/dubbel en jeugdtornooien); die zijn op kosten van de club.
Bij slechte weersomstandigheden vervalt de beurtrolplicht, maar dit dient 1 uur voorafgaand aan de shift gemeld te worden bij de beurtrolverantwoordelijke.
De beurtrolhouder leeft het beurtrolreglement na. Bij het begin van de beurtrol registreert hij/zij zijn/haar naam in het elektronisch verbruiksboek. Op het einde van de beurtrol zorgt hij/zij ervoor dat het clubhuis afgesloten is, alle lichten gedoofd zijn en elektrische apparaten uitgeschakeld zijn. Het takenpakket van de beurtrolhouder staat uitgebreid omschreven in het beurtrolreglement op de website van de club
Bij grote toeloop, vriendenontmoetingen, wedstrijden en tornooien, helpen alle aanwezige leden de beurtrolhouders.
De thuisspelende interclub- en zuiderkempenploegen worden vriendelijk gevraagd in te staan voor de beurtrol en de maaltijden van de ploegen.
Leden die hun beurtrolplicht niet vervullen zullen hiervoor een boete dienen te betalen ten bedrage van 30 euro per shift. De opvolging van de beurtrolplicht zal gebeuren via de registratie in de elektronische kassa. De leden zijn zelf verantwoordelijk om zich te registreren; niet aangemeld in de elektronische kassa wordt gelijkgesteld met afwezigheid.
Herhaaldelijke inbreuken op de beurtrolplicht kan uitsluiting uit de club tot gevolg hebben.
ARTIKEL 5. VEILIG EN ETHISCH VERANTWOORD SPORTEN
Een veilige en ethisch verantwoorde sportomgeving is essentieel voor alle leden om vrijuit en ongestoord te kunnen deelnemen aan de activiteiten. Onze club engageert zich daarom tot het naleven van volgende punten:
- Alle bestuurders en vrijwilligers worden beschermd door het afsluiten van de nodige verzekeringen
- Alle leden worden beschermd door de verzekering die inbegrepen is in de ledenbijdrage
- Er wordt gestreefd naar een club zonder discriminatie, agressie, pesten en/of seksueel grensoverschrijdend gedrag
- Fairplay en sportiviteit worden hoog in het vaandel gedragen
- Er wordt gewerkt aan een fysiek veilige omgeving waarin elk lid zich veilig kan bewegen
- Er heerst een open sfeer waarin iedereen zijn mening kan geven
- Er wordt op een gezonde en medisch verantwoorde manier aan sport gedaan.
Van alle leden en allen die betrokken zijn bij de club, ook van de supporters, wordt verwacht dat ze zich onberispelijk gedragen en hiermee een voorbeeld zijn voor alle anderen.
Als bijlage aan dit Intern Reglement worden volgende gedragscodes gevoegd en maken er integraal deel van uit:
- Gedragscode voor bestuurders
- Gedragscode voor leden
- Gedragscode voor trainers
- Gedragscode voor ouders
Deze gedragscode is bindend voor alle betrokkenen en dient verplicht aanvaard en gerespecteerd te worden. Indien een lid deze verplichting niet respecteert, kan dit een grond tot uitsluiting of schorsing van het betrokken lid bij de club zijn.
ARTIKEL 6. VOORSCHRIFTEN MET BETREKKING TOT DE TERREINEN
Voor de goede werking van de club worden de volgende regels opgelegd aan de leden mbt de terreinen:
- de terreinen zijn uitsluitend toegankelijk en bespeelbaar door leden en hun gastspelers
- leden reserveren steeds een terrein zoals beschreven in artikel 13
- wedstrijden in het kader van tornooien, interclub en zuiderkempen, tennislessen en tenniskampen en clubactiviteiten hebben steeds voorrang op reservaties door leden
- de leden tennissen steeds in gepaste tenniskledij. Het schoeisel dient aangepast te zijn aan de normen voorzien voor de tennissport (type gravelschoenen) en mag onder geen enkel beding het terrein beschadigen.
- Voor aanvang van het spelen worden de terreinen steeds gesproeid bij droog weer
- Na afloop van de speelbeurt moet het terrein geveegd worden zoals voorgeschreven op de bordjes naast de terreinen
- De terreinen mogen niet bespeeld worden bij vriestemperaturen wanneer de mat nog bevroren is. Dit zou leiden tot onherstelbare schade aan de mat
- Alle spelers zullen zich te allen tijde naar de voorschriften van de terreinverzorger schikken, ten einde het goede onderhoud van de velden te waarborgen.
- De leden doen steeds het nodige om de terreinen en het clubhuis in een goede staat te behouden en gooien steeds hun afval (zoals lege flesjes) in de daartoe bestemde vuilbakken.
- De terreinen zijn bespeelbaar van 7u tot middernacht
ARTIKEL 7. VOORSCHRIFTEN MET BETREKKING TOT HET CLUBHUIS EN TERRAS
Het is ten strengste verboden te roken in het clubhuis en sanitair gedeelte. Ook op de terreinen wordt niet gerookt. Op het terras mag gerookt worden op voorwaarde dat peuken niet op de grond gegooid worden.
Leden behandelen het meubilair steeds met de nodige zorg. Vandalenstreken zullen worden beboet en kunnen uitsluiting tot gevolg hebben.
Het bedienen van de tapinstallatie, muziekinstallatie en elektrische apparaten is verboden voor leden onder de twaalf jaar.
De keukeninfrastuctuur mag alleen gebuikt worden voor clubdoeleinden. Het is leden toegestaan eigen eten (broodjes, ...) mee te brengen naar de club in de mate dat dit niet aangeboden wordt door de club en er geen gebruik gemaakt wordt van de keuken (dus niet eigen frieten bakken, eigen croques monsieurs, ...).
Het consumeren van zelf meegebrachte dranken blijft beperkt blijven tot de terreinen. In het clubhuis en op het terras wordt uitsluitend drank geconsumeerd die aangekocht werd in het clubhuis
In het clublokaal en op het terras worden huisdieren toegelaten, echter steeds onder toezicht van een volwassene en aan de leiband. De eigenaar blijft verantwoordelijk voor zijn huisdier.
ARTIKEL 8. VOORSCHRIFTEN MET BETREKKING TOT DE KLEEDKAMERS & TOILETTEN
De leden houden de kleedkamers en douches te allen tijde ordelijk en rein.
Na gebruik worden de kranen van douches en lavabo's zorgvuldig dichtgedraaid. De duur van het gebruik van de douches wordt tot een minimum beperkt.
WC's worden na gebruik doorgespoeld.
Het is aan te raden geen kostbare voorwerpen of geld in de kleedkamers achter te laten. De club is niet verantwoordelijk voor mogelijke diefstallen.
ARTIKEL 9. TOEGANG TOT HET CLUBHUIS
Ieder volwassen lid kan een toegangsbadge krijgen tot het clubhuis. De toegangsbadge kan aangevraagd worden bij de secretaris van de club. Bij aanvang van het seizoen zal de secretaris op eigen initiatief toegangsbadges voorzien voor alle nieuwe leden.
De toegangsbadge is persoonlijk en mag niet uitgeleend worden.
In geval van verlies van de toegangsbadge, dient dit zo spoedig mogelijk gemeld te worden bij de secretaris van de club, teneinde de badge te blokkeren. Er kan dan tevens een nieuwe badge aangemaakt worden.
De club houdt een overzicht bij van elke toegang tot het clubhuis. Dit wordt enkel gebruikt in geval zich problemen voordoen en identificatie noodzakelijk is.
Het lid dat als laatste de club verlaat is persoonlijk verantwoordelijk voor de afsluiting ervan en dient er tevens voor te zorgen dat alle lichten gedoofd zijn en alle elektrische apparaten op veilig zijn gesteld.
ARTIKEL 10. DRANKVERBRUIK EN KASSASYSTEEM
Elk verbruik (drank en eten) dient steeds vooraf aan de consumptie geregistreerd te worden in het elektronische kassasysteem. Leden maken zoveel mogelijk gebruik van het verbruiksboek op de elektronische kassa, waarna zij op het einde van elke maand een afrekening per mail zullen ontvangen (dewelke binnen een periode van 30 dagen dient betaald te worden). Leden die geen gebruik maken van het verbruiksboek, registreren hun verbruik onder "payconiq verbruik" op de elektronische kassa en betalen hun verbruik via payconiq vooraleer de consumpties genomen worden.
Het bestuursorgaan zal elke overtreding van deze regel bestraffen met de volgende sancties:
- bij een eerste overtreding: een formele verwittiging en aanrekening van het verbruik via het verbruiksboek
- bij een tweede overtreding: tweede formele verwittiging en aanrekening van het verbruik plus een boete van 30 euro via het verbruiksboek
- bij een derde overtreding: uitsluiting als lid van de club
De leden zijn verplicht ingeval van vergetelheid of onachtzaamheid van een medelid deze laatste hierop te wijzen.
Het is de jongere leden beneden de twaalf jaar verboden zichzelf te bedienen. Zij zullen hiervoor de hulp van een ouder lid inroepen dat de desbetreffende consumptie op naam van het jongere lid in het kassasysteem registreert.
De leden worden verzocht de door hen gebruikte glazen te spoelen en het leeggoed in de daartoe bestemde bakken te plaatsen indien er geen beurtrolhouder aanwezig is.
ARTIKEL 11. TERREINRESERVATIES
Wanneer clubleden komen tennissen dienen zij steeds het terrein te reserveren via de reservatiemodule op de website van Tennis Vlaanderen. Een reservatie duurt steeds anderhalf uur. Wanneer je enkel speelt, dien je 2 namen op te geven. Voor een dubbel reservatie geef je steeds de namen van de 4 spelers op. De namen van de spelers op het terrein dienen steeds overeen te komen met de namen genoteerd op de reservatiemodule van Tennis Vlaanderen.
Tijdens de daluren (weekdagen vóór 19u en na 22u en heel het weekend) kunnen de clubleden zoveel spelen als ze willen (zelfs meermaals per dag). Tijdens de piekuren (weekavonden van 19u tot 22u) kunnen clubleden maximaal 1 maal per dag spelen. Een clublid kan eveneens een reservatie in de daluren combineren met een reservatie in de piekuren op eenzelfde dag.
Er kan maximum 7 dagen op voorhand gereserveerd worden. Tijdens de piekuren kunnen er maximum 2 reservaties vooruit gemaakt worden binnen deze periode. Tijdens de daluren is het aantal reservaties binnen deze periode onbeperkt.
Deze regels kunnen te allen tijde aangepast worden door het bestuursorgaan in functie van de bezettingsgraad van de terreinen.
Indien je gereserveerd hebt en je kan toch niet komen spelen, dan annuleer je minstens 1 uur op voorhand het terrein, zodat andere leden alsnog het terrein kunnen reserveren.
ARTIKEL 12. UITNODIGEN VAN GASTSPELERS (NIET-LEDEN)
Met betrekking tot het uitnodigen van gastspelers (niet-leden) wordt er een onderscheid gemaakt tussen piek- en daluren:
- In de piekuren (weekavonden van 19u tot 22u) mogen leden maximum driemaal per seizoen een niet-lid uitnodigen. Anderzijds kan een niet-lid eveneens maximaal driemaal uitgenodigd worden.
- In de daluren (weekdagen vóór 19u en na 22u en heel het weekend) mogen leden gastspelers onbeperkt uitnodigen, mits onderstaande bepalingen te volgen. Omgekeerd mag een niet-lid in de daluren ook onbeperkt uitgenodigd worden.
Elke uitnodiging dient verplicht geregistreerd te worden via de terreinreservatiemodule op de website van Tennis Vlaanderen. Voor elke uitnodiging (zowel tijden de piek- als daluren) zal een bedrag van 10 euro aangerekend worden, hetgeen onmiddellijk online dient betaald te worden bij het afronden van de reservatie op de website van Tennis Vlaanderen.
Ingeval van overtreding zullen de volgende sancties opgelegd worden:
- bij een eerste overtreding: een formele verwittiging en aanrekening van de uitnodiging via het verbruiksboek
- bij een tweede overtreding: tweede formele verwittiging en aanrekening van de uitnodiging plus een boete van 30 euro via het verbruiksboek
- bij een derde overtreding: uitsluiting als lid van de club
- Een niet-lid dat zich meer dan driemaal laat uitnodigen tijdens de piekuren, zal onmiddellijk een forfaitair bedrag gelijk aan het lidgeld voor toegetreden leden worden aangerekend.
ARTIKEL 13. FAIR PLAY
Alle leden en eventuele ouders gedragen zich steeds sportief en loyaal tegenover hun tegenstrever, scheidsrechters, trainers, clubgenoten en andere gasten, zowel op als naast het terrein en respecteren de regels van fair play. Iedereen draagt een voorbeeldfunctie naar de (jonge) spelers: we supporteren op een positieve manier met respect voor eventuele scheidsrechtelijke beslissingen.
ARTIKEL 14. SPONSORING
De club kan contracten met sponsors aangaan. In het kader hiervan kunnen de leden communicatie toegestuurd krijgen waarop de sponsors vermeld staan.
ARTIKEL 15. AANSPRAKELIJKHEID
Ingeval van ongeval in de loop van een training, wedstrijd of andere activiteit van de club, moet het lid dit zo snel mogelijk meedelen aan de secretaris van de club. Indien het ongeval gedekt wordt door de verzekering van de club of federatie, zal de secretatis hiervan een aangifte doen. Indien het om de polis van de federatie gaat; heeft hij hiervoor de volgende gegevens nodig: datum ongeval, naam-adres-geboortedatum van het slachtoffer en dezelfde gegevens van eventuele wettelijke vertegenwoordiger, omschrijving van het ongeval, plaats van het letsel en aard van het letsel. Na aangifte zal slachtoffer via secretaris een medisch attest bekomen met referte Ethias. Dit attest dient het slachtoffer door geneesheer in te laten vullen en zelf door te sturen naar Ethias (schadebeheer@ethias.be met vermelding referte). Afhandeling daarna gebeurt volledig tussen slachtoffer en Ethias; de club komt hier niet meer tussen. Het lid is verzekerd volgens de polisvoorwaarden van deze verzekering en kan voor de niet gedekte of vergoede schade geen vergoeding vragen van de club. De polisvoorwaarden zijn te raadplegen via het secretariaat.
De club is niet aansprakelijk voor de diefstal of de beschadiging van persoonlijke bezittingen van de leden, ook niet gedurende de uitoefening van de sport- of vrijetijdsactiviteiten.
Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de club aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond.
De club kan niet aansprakelijk worden gehouden voor de inbreuken op de bepalingen van dit reglement, begaan door haar leden of door derden.
ARTIKEL 16. PRIVACY & GDPR
De club verbindt zich ertoe de geldende wettelijke bepalingen rond de privacy van de leden te zullen respecteren. De persoonsgegevens van de leden worden overeenkomstig de privacyverklaring van de club behandeld. Deze privacyverklaring is te vinden op de website van de club.
Elk lid stemt ermee in dat tijdens trainingen, wedstrijden en andere activiteiten van de club foto’s en beeld opnames gemaakt worden waarop het lid afgebeeld wordt. Elk lid stemt er mee in dat deze foto’s en opnames door de club gebruikt mogen worden voor weergave of publicatie op de website, folders, nieuwsbrief of sociale media van de club, in welke vorm ook en al dan niet met vermelding van diens naam. Indien een lid dit niet wenst zal hij hiertoe uitdrukkelijk een verklaring afleggen tegenover het bestuur van de club. Het gebruik van de afbeelding levert geen financiële vergoeding op voor het lid.
ARTIKEL 17. GRENSOVERSCHRIJDEND GEDRAG
Grensoverschrijdend gedrag (fysiek, seksueel of psychisch) wordt niet getolereerd en is elke vorm van ongewenst gedrag of toenadering, in verbale, non-verbale, digitale of fysieke zin, die:
- door de persoon die het ondergaat als gedwongen en/of ongewenst wordt ervaren
- als doel of gevolg heeft de waardigheid van de persoon aan te tasten
- in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende, sociaal onveilige of kwetsende situatie wordt gecreëerd
Grensoverschrijdend gedrag omvat elke vorm van pesterijen, diefstal, vandalisme, geweld, drugs, beledigingen, racisme, discriminatie, bedreigingen, intimidatie, mishandeling, chantage en ongewenst seksueel gedrag of seksueel misbruik.
Elke inbreuk kan aanleiding geven tot één of meerdere van volgende sancties:
- berisping vanwege het bestuur
- schorsing of uitsluiting als lid van de club
De club beschikt over een meldpunt voor elke vorm van grensoverschrijdend gedrag in de persoon van API (Aanspreekpunt Persoonlijke Integriteit). De contactgegevens van de API kunnen teruggevonden worden op de website van de club. Ook bij de federatie kan melding gemaakt worden van grensoverschrijdend gedrag. De naam en contactgegevens van de API van de federatie zijn terug te vinden op de website van Tennis en Padel Vlaanderen.
ARTIKEL 18. TUCHT EN SANCTIES
Door de aansluiting bij de club onderschrijft elk lid het tuchtreglement van de federatie en aanvaardt de toepassing ervan. Meer informatie omtrent dit tuchtreglement is terug te vinden op de website van Tennis en Padel Vlaanderen.
Elk lid dat handelt in strijd met de statuten, het intern reglement of gedragscodes van de club of federatie, of met de fundamentele beginselen van waardigheid en integriteit van de sport, op en naast het speelveld, of dat zich schuldig maakt aan een andere vorm van gedrag dat de club, haar leden, of de sport in het algemeen, schade kan berokkenen; begaat een tuchtfeit dat door de club bestraft kan worden en tot schorsing of uitsluiting uit de club kan leiden.
Het bestuur kan volgende tuchtsancties uitspreken:
- Een waarschuwing
- Een tijdelijke schorsing
- Definitieve uitsluiting uit de club
ARTIKEL 19. WIJZIGING VAN HET INTERN REGLEMENT
Dit intern reglement kan op elk moment aangepast kunnen worden door het bestuur van de club. De laatste versie van het intern reglement is steeds te raadplegen op de website van de club. De laatste wijziging vond plaats op 29/03/2024.
.